Réunion promotion
Samedi : - regroupement matin ou AM selon les activités,
- activités à prévoir pour l'AM et la soirée
Dimanche : activités éventuelles en matinée,
- AG,
- déjeuner,
- dislocation vers 15 H.
Logistique:
· Effectifs : habituels de l’ordre d'une quantantaine conjoints inclus,
· Hébergement : prévoir pour tous nuit du samedi au dimanche ( cas particulier à exprimer par les intéressés lors de l’inscription),
· Déplacement : la majeure partie se fait par VR, le covoiturage sur place est possible y compris pour l’accueil en gare,
· Finances : voir avec le président ce que la promo peut prendre en charge, si arrhes à verser à voir avec le trésorier,
Calendrier:
Juin : Diffuser le programme prévisionnel par courriel (en dehors de la consultation du site promo ),
1° semaine de septembre :
- officialiser le programme,
- le diffuser par courriel avec fiche de réservation (sur site avec nom, effectif, moyen de locomotion ; nb de nuits hôtel …),
· date limite de réservation : selon les cas 1 ou 2 semaines avant la réunion,
J – 1 semaine : diffuser la liste des participants, les lieux de RDV, plans, hôtel et renseignements pratiques pour le WE.
Divers:
· prévoir une salle pour l'AG ( avec moyens informatiques si possible). Certains hôtels disposent de cette possibilité.
· se renseigner sur les horaires de culte du samedi soir,
· voir avec le président si remerciements à faire et cadeaux à remettre.
Document rédigé par Joël BIAUSQUE (GO de la réunion 2004 à ANNECY)